Ważne informacje

POSTANOWIENIA SZCZEGÓŁOWE DLA WYSTAWCÓW XVI MIĘDZYNARODOWYCH TARGÓW MEDYCYNY WETERYNARYJNEJ

Termin targów: 24-25 październik 2020 r.
Miejsce: Hala Expo-Łódź al. Politechniki 4, 93-590 Łódź
Organizator: INTERSERVIS Sp. z o. o.
ul. Łąkowa 11, 90-562 Łódź
tel. 42 637 12 15
http://vetmedica.com.pl/

Koordynator Targów: Katarzyna Kulak
tel. 42 637 12 15, tel. 603 802 457
e-mail: vetmedica@interservis.pl

I. OBOWIĄZUJĄCE TERMINY

1. Terminarz formalny
27.09.2020 r. — termin nadsyłania zgłoszeń
05.10.2020 r. — termin dostarczenia materiałów do katalogu targowego (Wystawca zobowiązany jest do przesłania Organizatorowi tekstu wpisu w języku polskim i angielskim. Brak przesłania treści wpisu zwalnia Organizatora z obowiązku jego zamieszczenia. Organizator nie bierze odpowiedzialności za treść przesłanych wpisów. Po upływie w/w terminu zamieszczenie wpisu do katalogu możliwe jest po uzgodnieniu z Organizatorem)
05.10.2020 r. — termin nadsyłania zgłoszenia do Konkursu o Złoty Medal Targów VetMEDICA
05.10.2020 r. — termin nadsyłania projektu elektrycznego i architektonicznego stoiska — zabudowa własna wystawcy
2. Terminarz płatności
Należność za udział w targach prosimy uregulować przelewem na konto:
INTERSERVIS Sp. z 0.0., ul. Łąkowa 11, 90-562 Łódź
SANTANDER BANK POLSKA O/ŁÓDŹ 16 1090 2705 0000 0001 0041 2605
lub wpłacić w kasie Spółki INTERSERVIS po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu.,
do dnia 05.10.2020 r. — 50% kosztów uczestnictwa
do dnia 15.10.2020 r. — pozostała kwota
Fakturę wysyłamy na wskazany adres mailowy do 15-tego dnia następnego miesiąca po zaksięgowaniu wpłaty.

II. GODZINY OTWARCIA PODCZAS TARGÓW

Dla wystawców
24.10.2020 r. — 08.00-17.30
25.10.2020 r. — 09.00-21.30
Wystawca jest zobowiązany we własnym zakresie do zabezpieczenia swojego mienia na stoisku podczas trwania targów jak i po opuszczeniu hali przez zwiedzających.
Dla zwiedzających
24.10.2020 r. — 10.00-17.00
25.10.2020 r. — 10.00-16.00

III. W RAMACH OPŁATY ZA UDZIAŁ W TARGACH WYSTAWCA OTRZYMUJE

(poza świadczeniami zawartymi w opłacie rejestracyjnej)
Zaproszenie dla przedstawiciela firmy do udziału w uroczystości otwarcia targów

Zaproszenia do zwiedzania targów dla Państwa gości przy powierzchni stoiska:
- do 20 m2 - 5 szt.
- od 21 m2 do 50m2 - 10szt.
- powyżej 50m2 - 15szt.
(prosimy o potwierdzenie liczby zaproszeń do dnia 05.10.2020 r.)

Służbowe karty wstępu:
- dla powierzchni do 6m2 – 2szt.;
- dla powierzchni do 10m2 – 4szt.;
- dla powierzchni do 20m2 – 6szt.;
- dla powierzchni do 30m2 – 8szt.;

1 szt. karty parkingowej samochodu osobowego;
Informacje o Wystawcy na stronie targów wraz z linkiem do strony;
Wpis do katalogu targowego wraz z logo.

IV. ZABUDOWA — MONTAŻ / DEMONTAŻ

Dla zabudowy standardowej
23.10.2020 r. — 12.00-21.30 - przekazanie stoiska wystawcy
25.10.2020 r. — 17.00-19.30 - zdanie stoiska przez wystawcę
Dla zabudowy indywidualnej
21-23.10.2020 r. — 10.00-21.30 - budowa stoisk
25.10.2020 r. — od godz. 17:00 - demontaż stoisk (halę należy opuścić do godziny 22:00)

V. WJAZD NA TERENY TARGOW

W dniach 21-23.10.2020 r. (okres montażu stoisk) oraz 25.10.2020 po godz. 17:00 (okres demontażu) wjazd na tereny targowe na podstawie:
karty wstępu wystawcy,
karty wjazdu,
karty na montaż,
demontaż lub zlecenia dostawy.

Parking dla wystawców na terenie Expo-Łódź tylko dla samochodów osobowych i dostawczych do 3,5t, dozorowany w godzinach otwarcia hali dla wystawców.
W dniach 24-25.10.2020r. (okres trwania targów) do wjazdu na tereny targowe upoważnia karta parkingowa.
Karty parkingowe sprzedawane są na podstawie pisemnego zamówienia – formularz 2D
W ostatnim dniu trwania targów, tj. 25.10.2020 w celu demontażu stoisk, samochody ciężarowe i dostawcze wpuszczane będą na tereny targowe po godzinie 17.00.

VI. STOISKA STANDARDOWE (ZABUDOWA ORGANIZATORA)

Za niewykorzystane elementy zabudowy standardowej nie przysługują rekompensaty finansowe oraz uzupełnienia wyposażenia podczas targów.
W przypadku zlecenia wykonania znaku logo, prosimy o dostarczenie wzoru w wersji elektronicznej na adres vetmedica@interservis.pl i określenie, czy ma być wykonana dodatkowo — obok standardowego napisu, czy zamiast niego.
Zmiany dotyczące wyposażenia stoiska mogą być zlecane najpóźniej 10 dni przed rozpoczęciem targów. Zlecenie wyposażenia stoiska, w terminie krótszym będzie realizowane w miarę możliwości.
Za uszkodzone lub zaginione elementy zabudowy i wyposażenia stoiska Wystawca będzie obciążony kosztami zakupu tych elementów.

VII. STOISKA Z ZABUDOWĄ WŁASNĄ (REALIZACJA WYSTAWCY)

Wystawca zobowiązany jest do przesłania Organizatorowi projektu architektonicznego i elektrycznego stoiska do dnia 05.10.2020 r. Prosimy o zaznaczenie w projekcie miejsca doprowadzenia przewodu zasilającego rozdzielnię oraz miejsca doprowadzenia przyłącza wodno – kanalizacyjnego.
Liczba rozdzielni do wynajmu jest ograniczona — formularz 2B.
Za wykonanie przyłączy o innych parametrach od podanych w formularzu 2B oraz wykonanie innych usług elektrycznych, stosowane będą ceny wynikające z kalkulacji indywidualnych.
Wystawca zobowiązany jest do dokonania pomiaru skuteczności zerowania wykonanej instalacji elektrycznej i dostarczenia Organizatorowi protokołu pomiaru. Trwałe podłączenie do sieci nastąpi po przekazaniu protokołu organizatorowi
Organizator wyraża zgodę na podklejanie wykładziny w stoisku jedynie taśmą żelową (łatwą do usunięcia) — możliwość zamówienia — formularz 2B.
Wystawca zobowiązany jest zdać oczyszczoną i uporządkowaną powierzchnię po demontażu stoiska, łącznie ze zdjęciem z podłogi taśm po wykładzinie. W przypadku niewykonania powyższych prac porządkowych w terminie demontażu, Organizator zleci ich wykonanie na koszt i Wystawcy.
Wystawca zobowiązuje się poinformować realizatora zabudowy, że jest zobowiązany do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z warunkami budowy stoisk targowych oraz harmonogramem prac w czasie montażu i demontażu. Powyższe informacje Organizator prześle wskazanemu realizatorowi stoiska wraz z potwierdzeniem udziału w targach. Podpisanie oświadczenia stanowi warunek dopuszczenia do prac montażowych.
Osoby oraz firmy zatrudnione przez Wystawcę do montażu i demontażu stoiska, zobowiązane są do posiadania oznakowanych strojów roboczych oraz identyfikatorów, które należy pobrać w Biurze Targów. Identyfikatory te upoważniają do przebywania na terenie obiektu jedynie w okresie montażu i demontażu stoiska. Organizator ze względu na bezpieczeństwo i troskę o majątek Wystawcy ma prawo usunąć z terenów targowych osoby nieposiadające identyfikatorów, a także odmówić wpuszczenia na tereny targowe takich osób. Identyfikatory powinny być czytelnie wypełnione.
W przypadku zabudowy stoisk w technologii płyt gipsowo- kartonowych, pilśniowych lub wiórowych, podstawowe prace związane z obróbką tych materiałów (cięcie itp.) powodujące duże zapylenie, powinny być wykonane poza terenami targowymi w warsztatach do tego celu przeznaczonych. Tak przygotowane materiały powinny być dostarczone w postaci elementów gotowych do zamontowania. Przy wykonywaniu na terenach targowych pozostałych prac powodujących zapylenie należy bezwzględnie stosować elektronarzędzia z pochłaniaczem pyłu.

VIII. CENA ZA POWIERZCHNIĘ

Cena powierzchni wystawienniczej obejmuje: powierzchnię wystawienniczą na okres targów, montażu i demontażu, koszt powierzchni wspólnych ( oświetlenie, woda), udziału przedstawiciela Wystawcy w imprezach towarzyszących (tj. otwarcie targów, spotkania branżowe, pokazy i prezentacje, konferencje) oraz reklamę i promocję Targów.
Cena powierzchni, wyposażenia oraz świadczonych usług zamieszczone są w formularzach 1 i 2.
Przy fakturowaniu za powierzchnię oraz dodatkowe usługi doliczony zostanie obowiązujący podatek od towarów i usług – VAT w wys. 23%.

IX. WARUNKI PŁATNOŚCI ZA NAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ

Opłatę rejestracyjną w wysokości 200 zł netto, należy wpłacić na konto organizatora wraz z przesłanym zgłoszeniem udziału — formularzem umowy.
W ramach opłaty rejestracyjnej Wystawcy przysługują:
karty wstępu;
dla powierzchni do 6m2 – 2szt.;
dla powierzchni do 10m2 – 4szt.;
dla powierzchni do 20m2 – 6szt.;
dla powierzchni do 30m2 – 8szt.;
Zaproszenia do zwiedzania targów dla Państwa gości przy powierzchni stoiska:
do 20m2 – 5szt.;
od 21m2 do 50m2 – 10szt.;
powyżej 50m2 – 15szt.;
(prosimy o potwierdzenie liczby zaproszeń do dnia 05.10.2020r.);
• 1 szt. karty parkingowej samochodu osobowego;

• informacje o Wystawcy na stronie targów wraz z linkiem do strony;

• wpis do katalogu targowego wraz z logo.
Przydział i lokalizacja powierzchni wystawienniczej możliwa jest po dokonaniu wpłaty w terminach określonych w formularzu umowy.
Wielkość zamówionej powierzchni nie może być mniejsza niż 4 m2 — minimalna głębokość: 2 mb.
Jeżeli z Zamawiającym nie zostanie zawarta umowa udziału w targach z winy Organizatora, wpłacona opłata rejestracyjna i przedpłata będą zwrócone.

IX. OPŁATA ZA WYWÓZ ŚMIECI I SPRZĄTANIE

Za uporządkowanie stoiska po montażu i demontażu jest odpowiedzialny wykonawca stoiska.
W trakcie trwania targów Organizator zapewnia sprzątanie stoiska codziennie, z wyłączeniem ostatniego dnia targów, po zamknięciu targów dla zwiedzających. Sprzątanie targów obejmuje jego dostępna przestrzeń (bez zaplecza) poprzez: odkurzanie wykładzin, umycie podłóg, oraz opróżnienie śmieci. Sprzątanie nie obejmuje czyszczenia eksponatów ani zmywania naczyń uczestników targów.
Z tytułu wywozu odpadów Wystawca ponosi opłatę , której wysokość uzależniona jest od wielkości powierzchni stoiska:
- dla stoiska o powierzchni do 30m2 – 120zł
- dla stoiska o powierzchni od 30m2 do 50m2 – 200zł
- dla stoiska o powierzchni powyżej 50m2 – 4zł/m2

X. PROMOCJA I MARKETING

1. W przypadku wyboru przez Zamawiającego reklamy w mediach społecznościowych i na stronie internetowej targów Wystawca zobowiązuje się do dostarczenia materiałów tekstowych, fotograficznych czy tez innych niezbędnych do prowadzenia działań promocyjnych. Format i parametry będą indywidualnie uzgadniane z Wystawcą. Nadesłanie w/w materiałów jest jednoznaczne ze zgodą Wystawcy na wykorzystanie ich w celach promocji Międzynarodowych Targów Medycyny Weterynaryjnej.
Przysłane materiały  nie mogą zawierać treści niezgodnych z prawem lub dobrymi obyczajami, w szczególności obraźliwych, wulgarnych, nieprzyzwoitych, obrażających uczucia religijne, obyczajowe lub narodowe, naruszających obowiązujące normy prawne, moralne, propagujących przemoc, alkohol lub narkotyki
Wykonawca oświadcza, że materiały przekazane Organizatorowi są wolne od wad prawnych, w tym nie naruszają dóbr osobistych i praw autorskich i wizerunkowych osób trzecich.
Wykonawca oświadcza, że bierze odpowiedzialność za status prawny wszystkich materiałów własnych przekazanych Organizatorowi.
Marketingiem zajmować się będzie: p. Łukasz Śwituniak e-mail: lukasz.swituniak@interservis.pl
05.10.2020 r. — termin dostarczenia materiałów do katalogu targowego (Wystawca zobowiązany jest do przesłania Organizatorowi tekstu wpisu w języku polskim i angielskim. Brak przesłania treści wpisu zwalnia Organizatora z obowiązku jego zamieszczenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść przesłanych wpisów. Po upływie w/w terminu zamieszczenie wpisu do katalogu możliwe jest po uzgodnieniu z Organizatorem)
Materiały do katalogu należy dostarczyć poprzez: http://vetmedica.com.pl/wpis-do-katalogu/ 

Osoba odpowiedzialna za katalog: Błażej Górczyński e-mail: blazej.gorczynski@interservis.pl

XI.KONKURS O ZŁOTY MEDAL TARGÓW VETMEDICA

Organizatorem Konkursu o Złoty Medal Targów VETMEDICA jest  Interservis Sp. z o.o.
Opłata rejestracyjna za jeden produkt zgłaszany do Konkursu wynosi 150 zł + 23% VAT
Opłata rejestracyjna za więcej niż jeden produkt zgłoszony do Konkursu (bez względu na ich mnogość) wynosi 200zł + 23% Vat
Zgłoszenia do 05.10.2020 r. należy zgłaszać poprzez: http://vetmedica.com.pl/zloty-medal-targow/
Nadzór nad konkursem sprawować będzie p. Piotr Pilitowski tel. 669 610 047; e-mail: piotr.pilitowski@interservis.pl

XII. UBEZPIECZENIE

Organizator zaleca zawarcie umowy ubezpieczenia obowiązującego eksponaty, materiały i produkty prezentowane na targach przez cały czas trwania targów, a także przez czas ich montażu i demontażu.
Informujemy, że Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za utratę, zniszczenie lub uszkodzenie eksponatów, materiałów, produktów i innych rzeczy materialnych należących do Wystawców, do których dojdzie podczas ich montażu, demontażu i w czasie trwania targów, które spowodowane są działaniem samego Wystawcy oraz osób trzecich.
W czasie montażu i demontażu Wystawca zobowiązany jest do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za rozładunek i załadunek, do współpracy z firmami wykonującymi usługi załadunku i rozładunku, zabudowy, służbami technicznymi hali wystawienniczej i Organizatora.

XIII.INNE

Wystawca samodzielnie i na własny koszt organizuje transport, rozładunek i załadunek z dostarczeniem prezentowanych eksponatów do stoiska w godzinach pracy hali podczas montażu i demontażu.
Ze względów organizacyjnych uprzejmie prosimy Wystawców o likwidację ekspozycji w dniu zakończenia targów od godz. 17.00 w możliwie najszybszym czasie. Organizator nie dysponuje halą w dniu 26.10.2020r. Brak jest również możliwości pozostawienia eksponatów czy części zabudowy.
Organizator nie przewiduje pracy w godzinach nocnych celem uniknięcia dodatkowych kosztów związanych z wydłużeniem wynajmu obiektu po godz. 21.30
Na terenie obiektów targowych obowiązuje zakaz palenia oraz spożywania alkoholu.

Zarząd Spółki INTERSERVIS
Łódź, 14.09.2020 r.

Nie przewiduje się pracy w godzinach nocnych. W przypadku, gdyby okazało się to trudne organizacyjnie prosimy o informację do Biura Targów, celem uniknięcia dodatkowych kosztów związanych z wydłużeniem wynajmu obiektu w godzinach nocnych.